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¿Cómo preparar una carpeta de proyecto cultural?

 A partir de una idea creativa o emprendimiento cultural que haga necesaria una búsqueda de programas de subsidio o financiamiento para poder volverlos realidad, el paso siguiente es armar una carpeta atractiva para presentar el proyecto y captar la atención del jurado.

Para eso se debe trabajar con las bases y condiciones de cada convocatoria en particular, y de la categoría en la que se está realizando la inscripción, si es que corresponde. A partir de las bases, tratar de plasmar en la carpeta un proyecto viable económicamente y técnicamente. Y eso no es ni más ni menos que poner por escrito el plan de negocio del emprendimiento cultural.

El término plan de negocio puede sonar demasiado comercial o ajeno al emprendedor cultural, pero es la forma más efectiva para concretar esa idea y volverla sustentable. Puestos a elaborarlo, los siguientes elementos deben estar presentes.

¿Qué debería incluirse en el plan de negocio del proyecto cultural?

Definición del mercado objetivo

Público potencial del producto cultural. Pensar quién estaría interesado en consumirlo, y si se trata de un producto local o puede tener proyección regional nacional o incluso internacional (las tecnologías de la información y comunicación ayudan a que no esto no sea tan descabellado).

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Estimación de costos

Deberán detallarse todos los gastos necesarios para el diseño y la producción del producto cultural en cuestión. En este apartado deben considerarse los gastos que se incurren por única vez, para la producción del master o prototipo (según la actividad) y los gastos que serán recurrentes, por cada tirada o edición que se haga o por cada acción promocional que se emprenda. Esta distinción es importante por el tratamiento que se les dará en el cuadro de resultados proyectado y para la fijación de precio de venta unitario y del margen de utilidad por unidad de producto.

Proyección de ventas

Estimación de las ventas del producto, por lo menos para el primer año (o para los períodos solicitados en la convocatoria). Esta estimación se debe hacer en unidades, y por cada producto si el proyecto implica el desarrollo de más de uno.

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En esta se deben considerar la fecha de lanzamiento y los eventos que pueden generar un incremento en la demanda (día del padre, día de la madre, navidad y fiestas de fin de año, por ejemplo). Es interesante hacer este analisis mediante el manejo de escenarios: normal, pesimista y optimista, teniendo en cuenta diferentes variables del contexto.

Plan de distribución

Implica realizar un relevamiento de los canales de distribución disponibles, relacionados con el rubro y el género del producto cultural desarrollado. Deberán establecerse los contactos con los responsables de esos canales, para definir qué cantidad y bajo qué condiciones estarían dispuestos a comercializar el producto. Estos gastos deberán agregarse al cuadro de estimación de costos del segundo punto, si es que no se habían contemplado.

Plan de difusión y comercialización

Se deben analizar los canales tradicionales para la promoción del bien cultural a produción, establecer contactos en los mismos y pensar la mejor manera de capitalizar el uso de canales digitales y redes sociales.

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Deberán analizarse los costos de cada uno y la mejor estrategia para llegar al público potencial. Como en el apartado anterior, deberán agregarse los gastos estimados de este rubro al cuadro de gastos.

Cronograma de producción y distribución

En esta etapa se deberá poner en términos de tiempos y recursos (monetarios, humanos y físicos) todos los datos que se fueron desarrollando en los puntos anteriores.

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Para esto una herramienta como el gráfico de Gantt permite desarrollar el proyecto en una página, ordenando la secuencia de las diferentes actividades, los recursos que se necesitarán y las precedencias de las mismas.

Presupuesto de ventas

A partir de los costos y las unidades estimadas para la venta y de los precios de productos similares ya consolidados en el mercado, deberá fijarse un precio de venta estimado al público y un presupuesto de ventas (multiplicando precio por cantidad estimada de ventas), para determinar los ingresos estimados del proyecto.

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Presupuesto de gastos

A partir de los costos estimados, separando costos fijos y variables y los costos a incurrir por única vez.

Margen de utilidad del producto

Se calcula como la diferencia entre los ingresos estimados y los  egresos estimados, a nivel montos totales. Para calcular el margen unitario, se deberá dividir este resultado por la cantidad de unidades que se estima vender. Esto permite conocer el rendimiento de cada unidad vendida. Otra herramienta interesante para demostrar la viabilidad del proyecto es el cálculo del punto de equilibrio, que indica cuántas unidades deben comercializarse para poder cubrir los gastos totales incurridos.


Resumiendo, para que el proyecto cultural se transforme en un emprendimiento que se mantenga a través del tiempo y sea viable económicamente, debe pensarse como un negocio, armando un plan base del mismo, que deberá tenerse como base y herramienta de consulta ante cada paso que se da. Este plan deberá reformularse cada vez que cambien las condiciones o se agrguen nuevos datos (variables) al proyecto.

Con estos puntos, esperamos que puedan tener una base para poder empezar a concretar esa idea creativa que tienen rondando. Esperamos les sirva y nos compartan si fueron de utilidad o las dificultades que encontraron.

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