backup

Backup. La tarea necesaria que siempre dejamos pendiente.

Introducción

Lo más normal en un puesto de trabajo es que pulsemos el botón de encendido de nuestra PC y la PC arranque. Esta obviedad se vuelve un problema completamente perturbador cuando no ocurre, cuando nos damos cuenta que hoy la PC no arranca, cuando lo que debería pasar en realidad no sucede. Si tenemos suerte, probablemente sea algún problema menor. Pero a veces ocurre que el problema fue grave, o sea que atenta contra nuestros datos. Ahí es cuando escuchamos con horror la frase que se desprende del técnico: “¿Tenés hecho un backup?”. Y ahí nos acordamos que el último backup que tenemos es de hace 5 años atrás (con suerte, porque a veces la respuesta es “no…”) y en ese momento nos damos cuenta de la importancia del mismo.

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Si esto lo trasladamos a nivel empresa, es más terrible todavía. Uno de los deberes del departamento de sistemas de una empresa es garantizar la seguridad diaria de la información. Y a veces, no lo hace, o no lo hace como se debe. Y si no cuenta con un departamento de sistemas, imagínense. Insertémonos un poco en este tema tan antiguo como la informática y tan importante para cualquier negocio, que a veces se deja de lado porque no se ve su importancia en el trabajo diario, hasta que… la PC no enciende.

¿Qué es un backup?

Realizar un backup es simplemente efectuar una copia de los datos que tenemos con el fin de tenerlos salvaguardados por si ocurre un problema. Este proceso está íntimamente ligado a otro: es el de la recuperación (restore). La recuperación de un backup es el proceso inverso: tuvimos un problema y no contamos con los datos (porque se eliminaron o se corrompieron), se toma el backup y se recuperan los datos guardados en el mismo.

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Algo que parece tan simple tiene múltiples aspectos a tener en cuenta para que el backup realmente sea útil. Esto se puede ver con las siguientes preguntas:

    1) ¿Qué?: A veces el backup termina no sirviendo por no hacer un previo relevamiento de cuál es la información realmente critica que tiene que estar, y se terminan copiando archivos que cuando ocurre un problema son totalmente prescindibles.

    2) ¿Cuándo?: La frecuencia del backup es otro de los aspectos cruciales. Si lo hacemos una vez al mes y después nos damos cuenta que la información tenía un flujo diario, no nos sirve porque se han perdido una gran cantidad de datos.

    3) ¿Dónde?: El medio en el que se hace la copia de seguridad también es de vital importancia. Cintas, DVDs, e incluso discos rígidos son usados y deben ser medios no solo seguros sino prácticos a la hora de utilizarlos.

    4) ¿Cómo? El tipo de backup y la forma de realizarlo. A veces con copiar los datos alcanza pero otras veces se necesitan equipos completos de respaldo o medidas más extremas para que la recuperación de los mismos sea inmediata en negocios donde no se puede no disponer de los datos, ni siquiera por un problema.

1) ¿Qué backupear?

Para empezar a realizar una correcta política de backups, lo primero es ver qué vamos a backupear. Ya sea a nivel personal o empresarial, evaluar fehacientemente cuéles son aquellos datos que si nos faltan, sencillamente, nos darían un gran dolor de cabeza. Realizar un relevamiento de crítico a prescindible de manera tal que estemos seguros que lo que guardamos es realmente lo que se necesita para no tener problemas ante un rígido que se nos rompe.

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Es recomendable no backupear datos que realmente no necesitamos, dado que si bien es probable que no tengamos problemas de espacio, sí vamos a tener problemas a la hora de buscar determinado conjunto de archivos, si se entremezclan con otros innecesarios.

A nivel personal, las copias de seguridad comúnmente son de archivos de aplicaciones (Office, Autocad, Corel, etc), fotos (hoy por hoy es lo que resulta prácticamente imposible de recuperar si no se tiene una copia), música y videos. A nivel profesional, varía muchísimo. A los archivos de aplicaciones, les siguen desde bases de datos hasta configuraciones realmente intrincadas de servidores. Lo importante es saber qué, y mantener siempre algún listado con el porqué de cada cosa que se copia.

2) ¿Cuándo backupear?

El cuándo depende mucho del uso que se le dé a las cosas que se backupean. A nivel personal, si por ejemplo, uno baja sus fotos una vez a la semana, una copia de seguridad semanal posterior al día que se bajaron las fotos podría ser una buena medida, por citar un ejemplo.

A nivel empresarial, es una cuestión diferente. Hay que hacer un estudio de con qué frecuencia se modifican esos datos que se copian. Como los datos se modifican por día (es lo más común) es usual que las empresas tengan backups diarios dado que se necesita contar en el día de hoy con una copia del día anterior por cualquier eventualidad.

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Es común también ver distintos tipos de backups en función a la criticidad de la información. Por ende, hay backups diarios que se almacenan en distintos lugares (para tener distintos días de backups),semanales, mensuales y anuales. Todas son medidas de seguridad para estar cubiertos ante fallas, virus y demás desastres informáticos.

Resumiendo, es importante ver la frecuencia de los backups de cada tipo de dato, dado que con algunos se podría espaciar más, mientras que en otros es importante hacerlo con períodos más reducidos para poder estar cubiertos.

3) ¿Dónde backupear?

Elegir el lugar donde realizar el backup es importante por varias razones. Primero y principal por la seguridad de los datos. Tiempo atrás, mucha gente lo hacía en disquetes. Y era usual que al llegar al disquete 8 de un total de 10 que se habían backupeado, estaba dañado. Era igual que no tener nada. Ahora, tenemos muchas opciones a nivel medio de almacenamiento, como pendrives, unidades de rígidos externas, DVDs e incluso en internet sitios de almacenamiento remoto. Cada medio tiene sus pros y sus contras y no hay uno mejor o uno peor, sino necesidades distintas. Si usamos pendrives lo aconsejable es no utilizarlos aparte para transportar datos, dado que esos backups se podrían infectar de virus o dañarse; lo mismo sucede con las unidades de discos externas. Todo depende también del espacio que se necesite.

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Además de la seguridad, también es importante la practicidad de la copia. Por ejemplo, es muy común en una empresa utilizar cintas de backup. Ahora bien, si lo más usual es recuperar diariamente archivos de Office, es poco práctico tener cintas dado que el trabajo de recuperar solo un archivo periódicamente es tedioso.

Aparte de las cintas (con grandes cantidades de gigabytes de almacenamiento), son comunes también las copias de respaldo hacia otro equipo, comúnmente un servidor de backup. No solo eso, sino que también muy común a nivel empresa realizar no solo copias de datos sino backups de equipos, ya que son tan críticos como cualquier dato. Por lo tanto es muy común tener equipos “mellizos”, como servidores, impresoras, computadoras de escritorio e incluso de enlaces de internet, los cuales si se rompen, hay otro equipo idéntico para reemplazarlos inmediatamente.

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La nube, el método más novedoso, se utiliza cada vez más por su ventaja de estar disponible no solo en cualquier lugar de la empresa sino desde cualquier puesto en cualquier sitio, al necesitar únicamente Internet para disponer de las copias. Igualmente, como a nivel empresarial se tiene muy en cuenta la confidencialidad de los datos, en muchos lugares se desestima. Otra de sus desventaja es su poca capacidad en la mayoría de los casos.

Otro tema muy importante es la velocidad del medio. Si tenemos grandes cantidades de datos, la copia puede demorar mucho tiempo. En la mayoría de las empresas se realizan de forma nocturna, y deben analizarse las velocidades de copia porque a veces los backups pueden no terminar para el momento en que comienza nuevamente el horario de trabajo.

4) ¿Cómo backupear?

El cómo es el aspecto tal vez más amplio a analizar. El backup mas usual que se realiza es el completo, es decir la copia completa de los datos. En algunas empresas, es tanta la cantidad de datos que se deben resguardar que se utilizan otros métodos como los backups incrementales o diferenciales. Básicamente, primero se realiza un backup completo (por ejemplo, en el fin de semana), y luego de este se elige qué backup se sigue haciendo en los días siguientes. Si se realiza un backup completo nuevamente, se copian todos los datos (los ya copiados y los cambios), y si se hace un incremental o diferencial, copiará solo los datos que fueron cambiando a partir del completo.

backup incremental

¿Entonces qué tienen de distintos el diferencial y el incremental? El incremental suma. Es decir, el lunes copia lo diferente al backup completo del fin de semana, pero el martes copia lo diferente al lunes, y el miércoles lo diferente al martes. Esto quiere decir que cada backup tiene únicamente las modificaciones del día backupeado.

El diferencial como su nombre lo indica, copia lo diferente. ¿Con respecto a qué? Al backup completo que se hizo. Eso quiere decir que el lunes por ejemplo va a contener las diferencias del lunes, el martes las diferencias del lunes y del martes. Y así sucesivamente.

Por ejemplo, si se necesita el backup del jueves para recuperarlo, suponiendo que los fines de semana se hace un backup completo, según el tipo de backup necesitaríamos:

    Completo: solo el backup del jueves.

    Completo y diferenciales: el completo + el diferencial del jueves

    Completo + incrementales: completo + incremental del lunes + incremental del martes + incremental del miércoles + incremental del jueves.

Como se imaginarán, la ventaja de los métodos incrementales y diferenciales es su tamaño, más reducido que el de uno completo. Pero su desventaja radica en que para recuperar los datos necesitamos no solamente el backup del día, sino también los otros, aumentando así la probabilidad de que falle la recuperación. Tal es así que actualmente si el espacio no es un problema, es más que frecuente solo realizar backups completos incluso diariamente.

cobian-backup

El otro aspecto a tener en cuenta es que si realizamos solo una copia de archivos de un lugar a otro o, como sucede en las empresas más grandes, nos valemos de un software o aplicación de backup que una vez configurado se ocupa de hacerlo solo periódicamente. Desde un software gratuito como Cobian hasta programas con muchísimas prestaciones profesionales como Backup Exec de Symantec, la variedad de programas es grande, y es vital decidir cuál funciona mejor para las necesidades de la empresa.

Por último, algo que siempre se deja de lado, es la prueba de ese backup. Comúnmente las empresas se confían que están realizando la copia correctamente y cuando lo necesitan recuperar algo anda mal. Esto se prevé teniendo una rutina de prueba de ese backup, semanal o mensualmente, en algún servidor o PC paralela, como un simulacro de recuperación de archivos. De esta manera se puede quedar tranquilo de que, ante un problema, el backup esta testeado y va a responder correctamente.

Resumiendo…

¿Qué deducimos de todo esto? ¿Cómo empezar una política de backup?

  1. Elegir correctamente qué se backupea en orden de prioridad y criticidad
  2. Observar cada cuanto se copian los datos en función al flujo de cada dato relevado en el punto anterior.
  3. Optar por un medio de almacenamiento acorde con el espacio que se necesita, la velocidad de copia, la practicidad de su uso y la seguridad de los datos
  4. Elegir la forma de backup (completa, diferencial o incremental) en función a las necesidades de la empresa.
  5. Ver si hay algún equipo o enlace que se necesita de forma crítica. Evaluar si no convendría un equipo “gemelo” para utilizar ante un problema.
  6. Realizar también una política de prueba de backups. Restaurar asiduamente los backups para saber si todo funciona correctamente.

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Manteniendo foco en estas pautas estamos en camino hacia la prevención, un término que tanto cuesta, a nivel personal y empresarial. Tal vez así, la próxima vez que tengamos un problema y alguien nos pregunte si tenemos backups, podamos realmente quedarnos tranquilos y responder afirmativamente con una sonrisa.

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