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Cadena de valor industria editorial: de la idea del autor al libro para el lector

La cadena de valor es un concepto teórico introducido por Michael Porter, como una herramienta para analizar la empresa desde un punto de vista estratégico y de esa forma conseguir optimizar su rentabilidad. Este modelo, representa en forma gráfica las actividades que realiza la empresa y generan valor para el cliente o para la misma empresa.

Este análisis fue aplicado luego al estudio de producciones locales y regionales para, entre otras cosas, identificar la viabilidad de determinados emprendimientos. También se utiliza para analizar la interrelación entre los diferentes actores que componen una industria, donde se analiza a la organización objeto del estudio como un eslabón de una cadena de actividades en el sistema de producción de bienes y servicios, referidos al sector en el que está inserta.  Hablamos en este último caso de una cadena de valor industrial.

Con este último concepto presente, el objetivo es desglosar los eslabones de la cadena de valor de la industria editorial, haciendo foco en las editoriales independientes. Se analizará la forma en que las editoriales interactúan con sus clientes y proveedores, permitiendo en ese proceso la transformación de la idea del autor en un libro (cualquiera sea su formato) en manos del lector. Si descomponemos la industria editorial en los participantes que intervienen para hacer que el libro llegue al lector, tendríamos una cadena con los eslabones que vemos en el gráfico que adjuntamos.

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El disparador del proceso es el autor, responsable de la creación literaria, que tiene una historia para contar y desea conseguir lectores que quieran conocerla. Para eso, tiene que convencer (o interesar) a un editor, responsable de una editorial, que se interese en la historia que cuenta, al punto de querer editarla, convertirla en un libro, asumiendo los costos de este proceso y el riesgo en el caso de que la misma no se venda.

La editorial es la responsable de las siguientes actividades: selección de autores, de acuerdo con sus criterios editoriales (lo cual en las independientes dependen en gran medida del gusto y las afinidades del editor), corrección de los textos, ilustración de los mismos, diseño de portadas, selección de formatos, fotografía, el armado de un prototipo, un ejemplar de esa historia en condiciones de ser reproducido en serie.

Con las tareas de edición cumplidas, se envía el trabajo a los talleres de imprenta. Los talleres se ocupan de la impresión de tapas, del interior del libro y de la encuadernación. Este trabajo puede hacerse en un solo taller o en varios, según los costos, el formato deseado por el autor y/o el editor, el tipo de papel o la carga de trabajo del taller y los plazos de entrega necesarios.

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La tirada (número de ejemplares que salen a la venta en el mismo momento) lista para entrar en circulación pone en marcha la actividad de distribución, que involucra a comunicadores, periodistas, críticos, influencers, gestores culturales, publicaciones asociadas, medios de comunicación, bibliotecas y distribuidores locales y regionales, que permiten que se haga conocida la obra editada, para que los lectores la soliciten en las librerías y negocios afines que visiten. En este punto, las editoriales independientes tienen que aprovechar las redes sociales, para incrementar su radio de alcance y ser participantes activos en las ferias y festivales de toda la industria editorial o específicos de su género, para acortar la distancia hacia los lectores.

Todo el trabajo de distribución y exhibición permite que los libros lleguen a las librerías y demás canales de ventas. En el segmento independiente, el aliado en este eslabón es el conjunto de librerías tradicionales e independientes, no captadas por las grandes cadenas, las cuales tienen una relación directa con el distribuidor que los visita, confiando en su criterio y con los lectores-clientes, conociendo sus gustos y recomendando novedades.

De esta forma, después de todos estos pasos y del trabajo de muchas personas en varias tareas diferentes, el lector puede sentarse en su ubicación favorita, a disfrutar de esa historia que el autor quiso contarle.

Tareas de apoyo necesarias

Además de estas actividades críticas u orientadas a generar valor (en este caso, la producción de un libro), hay una serie de actividades de apoyo que pueden ser necesarias considerando el crecimiento o las ambiciones de cada proyecto editorial independiente. Algunas de estas son: registro de las obras en la oficina nacional de derechos de autor; elaboración de contratos entre los actores intervinientes; cumplimiento de las obligaciones tributarias; gestión de stock, compras y administración y finanzas de cada una de las empresas que se relacionan en esta cadena.

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Estas tareas de apoyo no son centrales en la industria editorial analizada, ni le generan valor agregado a ninguno de los involucrados. No obstante, si se trata de un proyecto con intenciones de crecimiento sostenido no pueden dejarse de lado por lo que debe buscarse la forma de llevarlas adelante de la mejor manera posible y con el menor costo posible. El costo más bajo siempre será sumarse tareas el propio editor independiente, considerando que esas tareas le restarán tiempo a las tareas de edición propiamente dichas. Por eso, podría desear o necesitar delegarlas, buscando profesionales de cada área afines a su proyecto que colaboren en esas tareas, evitando los altos costos de honorarios.

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Soy freelance y trabajo para el exterior

Hace algunos años, las exportaciones eran operaciones que sólo hacían las grandes corporaciones. Pero las tecnologías de la información y la generalización del acceso a la conexión de banda ancha abrió el mundo a pequeños trabajadores independientes. Diseñadores, programadores, dibujantes, escritores, traductores, pueden exportar su fuerza de trabajo, entregando el resultado del mismo en forma de servicio en cualquier punto del mundo y recibiendo una remuneración por el mismo.

Inscripción

¿Qué alternativas tienen estos trabajadores independientes para moverse en el marco de la ley argentina, para que sus ingresos sean justificables en el país?

A nivel nacional, la ley obliga a los contribuyentes a obtener una clave única de identificación tributaria y a inscribirse en alguno de los regímenes disponibles: general (obligándose a presentar declaraciones juradas de IVA e Impuesto a las Ganancias más el aporte a la Caja de Autónomos) o el régimen simplificado de monotributo (que abarca en un pago único los tres mencionados más un aporte a obra social).

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La realización de exportaciones de servicios en forma habitual o esporádica no le quita al contribuyente la posibilidad de incluirse en el régimen simplificado de monotributo, siempre que cumpla con todas las otras exigencias para ingresar o permanecer en el mismo y no requiera en su desarrollo la necesidad de importar bienes o servicios.

Entre los parámetros a analizar para determinar si el contribuyente puede inscribirse o permanecer en el régimen simplificado de monotributo cuando se trata de exportaciones de servicios, el que se debe tener más presente es el de ingresos brutos o facturación anual, que nunca deberá ser superior a  $700.000. Si queda fuera del monotributo, debe tener en cuenta que en el impuesto al valor agregado (IVA) las exportaciones de servicios están exentas, por lo que no deberá abonar este impuesto.

No es necesaria la inscripción del exportador de servicios en el Registro de Importadores y Exportadores, siempre que la venta sea sólo de servicios, que no requieren un trámite en Aduana para su salida hacia el país destino.

Facturación

Generalmente se asocian las exportaciones con la factura de tipo E, pero este tipo de factura para documentar las ventas al exterior sólo es obligatoria cuando se trate de mercaderías que deban realizar el trámite aduanero. El trabajador independiente que realiza exportaciones de servicios puede cumplir con la obligación de facturas utilizando un talonario de tipo C, tanto manual como electrónica, según la condición del contribuyente o su elección.

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Para identificar al cliente, puede utilizarse en lugar de la CUIT (que no tiene por ser extranjero) la CUIT asignada por AFIP al país destino de la operación. La factura debe hacerse en la moneda de la operación e indicar el tipo de cambio de conversión de la misma (Banco Nación, comprador, y del día anterior a la fecha). Desde marzo de 2016, se volvió a permitir la facturación en moneda extranjera dentro del país y esta opción está habilitada dentro del servicio de AFIP para facturación en línea.

Con respecto al cobro de las facturas, el 100% de la cobranza debe estar bancarizada depositándose en una cuenta bancaria del país a nombre del exportador.

A nivel provincial

En cuanto al tratamiento impositivo de las exportaciones en general y de las exportaciones de servicios en particular en el Impuesto sobre los Ingresos Brutos, el mismo puede variar de provincia a provincia.

En la provincia de Santa Fe, el código fiscal provincial exime del impuesto a las exportaciones de productos y mercancías, sin mencionar expresamente a los servicios. Si bien podemos pensar que esto se debe a que cuando se tomó esta decisión no se pensaba en la posibilidad de exportar servicios, el Informe Nº 0654/97 de la Administración Provincial de Impuestos, frente a una consulta sobre el tema, sostuvo que “nuestra legislación no prevé un tratamiento para las exportaciones de servicios similar al dado a las exportaciones de productos y mercaderías, razón por la cual entendemos que los ingresos provenientes de esa actividad están en la actualidad gravados por el impuesto sobre los ingresos brutos. Abona este criterio, además, lo prescripto por el articulo 5 –in fine- del Código Fiscal, el que establece que… En materia de exenciones, la interpretación será estricta”.

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Por lo tanto, si no hay una exención por otra cuestión relacionada con la actividad del contribuyente, debería inscribirse y pagar este impuesto por las exportaciones de servicios que realice en el período fiscal.

Resumidamente, estos son los puntos a analizar frente a una propuesta de trabajo independiente con clientes del exterior para que tanto la actividad desarrollada como los ingresos obtenidos con la misma estén dentro de las normas del lugar de residencia, con ingresos justificables y oponibles frente a organismos de control y entidades crediticias.

(Por cualquier consulta adicional, puede escribirse a estudio@abrach.com.ar)

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Reinventarse

Este texto se publicó originalmente en el sitio web Marcas Contables, un blog de profesionales de ciencias económicas en general y contadores en particular, que tienen una visión empresarial de su profesión, dedicado a abordar las maneras de desempeñarse en ese ámbito. Compartimos la historia de María Beatriz Abrach, socia titular de Abrach & Asociados

Cuando finalmente terminé la facultad, ya estaba trabajando. En una linda empresa, con muy buen ambiente (de ahí me llevé a mi marido) y en lo que más me gusta de las competencias profesionales: la consultoría orientada a sistemas. Lejos de los impuestos y la auditoría, que veían como única salida / salvación profesional la mayoría de mis compañeros.

Feliz de ser el “bicho raro” de la profesión, que hablaba de igual a igual con programadores, ingenieros y usuarios de cualquier área de la empresa. Aprendiendo a escuchar para entender problemas y necesidades y convencida de que nunca jamás iba a trabajar de contadora clásica.

Diez años después, un parto y una mudanza de ciudad, que me traía de vuelta a mi ciudad de origen, me pusieron frente a un horizonte lleno de horas libres que no quería ocupar sólo con tareas domésticas…

Sabía que la consultoría en general, la orientada a sistemas en particular tiene una exigencia de horas de trabajo superior a la que yo disponía, porque quería ser madre presente para mi hija. Y dedicarle todo el tiempo que necesitara. Pero necesitaba trabajo intelectual y no quería resignar mi carrera… Por otro lado, llevaba ausente 5 años de mi ciudad.

¿Por dónde empezar la búsqueda? ¿Para hacer qué?

Empecé por las redes de búsqueda de empleo y las redes sociales profesionales. Cambiando la dirección, me volví a ubicar dónde realmente estaba. Hice lo mismo en el mundo real: llamadas y/o visitas a mis compañeros de cátedra anteriores a la mudanza, contadores amigos, ex profesores con buena relación, amigos de la vida. Eso que dicen los consultores laborales del mantenimiento y uso de la red de contactos…

Fueron cuatro o cinco meses de algunas entrevistas para volver a la relación de dependencia full time y a cumplir horarios y de muchas reuniones con amigos y conocidos, que no se sabía a dónde llevaban. Y mi paciencia para las tareas domésticas y estar encerrada con una bebé de pocos meses iba en descenso abrupto.

Finalmente, a una semana de empezar las clases, un ex profesor me ofrece un par de horas, para dar una materia en una universidad privada (no era MI materia, pero era algo). Acepté sin dudarlo y me puse a repasar los contenidos.

Volviendo de la entrevista con la profesora encargada de esa cátedra, me cruzo con una amiga de la secundaria que necesitaba un contador urgente que la ayude con el estudio del suegro recientemente fallecido. Se acercaban los vencimientos de ganancias persona física y ella sola no se animaba. Le di vueltas varias noches al tema. Por un lado, jamás, pero jamás en la vida me iba a dedicar a impuestos; por otro, era la posibilidad de trabajar desde casa, con mi hija durmiendo al lado.

Otra vez, acepté. Y me puse a estudiar contra reloj la ley de ganancias. Presenté mi primer declaración jurada el día de mi cumpleaños y temblando. Revisé 5 veces el dígito verificador antes de presentarla. La cobré lo que decía el consejo de mi provincia menos el 40% de descuento y con miedo (fue la última vez que apliqué ese descuento). No dormí una semana después, pensando que pude haber hecho algo mal.

De mis años de consultoría tenía la práctica de hablar con la gente y entender sus necesidades. De los años de docencia, la habilidad de llegar al “público” con mis explicaciones. De a poco, tuve que aprender a amigarme con los impuestos. Y a explicar con la misma claridad tanto lo que tienen que hacer, como cuál es mi trabajo y por qué tiene que pagar por eso. Y a perderle el miedo a la posibilidad de cometer un error y a fijar honorarios…

Hace un par de años, antes que naciera mi segunda hija, hice realidad con dos de mis hermanos, un viejo “chiste” familiar, surgido cuando los cuatro decidimos estudiar carreras distintas pero complementarias, abriendo un estudio jurídico contable (con un espacio físico propio), y agregando servicios relacionados con comunicaciones institucionales y marketing digital.

Quince años después de recibirme, aprendí a convivir con los impuestos y el rol clásico del contador, porque me permiten una flexibilidad que no quiero perder en esta etapa de mi vida. Pero, de a poco, estoy abriendo caminos para volver a escaparme…

(Texto original)

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Backup. La tarea necesaria que siempre dejamos pendiente.

Introducción

Lo más normal en un puesto de trabajo es que pulsemos el botón de encendido de nuestra PC y la PC arranque. Esta obviedad se vuelve un problema completamente perturbador cuando no ocurre, cuando nos damos cuenta que hoy la PC no arranca, cuando lo que debería pasar en realidad no sucede. Si tenemos suerte, probablemente sea algún problema menor. Pero a veces ocurre que el problema fue grave, o sea que atenta contra nuestros datos. Ahí es cuando escuchamos con horror la frase que se desprende del técnico: “¿Tenés hecho un backup?”. Y ahí nos acordamos que el último backup que tenemos es de hace 5 años atrás (con suerte, porque a veces la respuesta es “no…”) y en ese momento nos damos cuenta de la importancia del mismo.

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Si esto lo trasladamos a nivel empresa, es más terrible todavía. Uno de los deberes del departamento de sistemas de una empresa es garantizar la seguridad diaria de la información. Y a veces, no lo hace, o no lo hace como se debe. Y si no cuenta con un departamento de sistemas, imagínense. Insertémonos un poco en este tema tan antiguo como la informática y tan importante para cualquier negocio, que a veces se deja de lado porque no se ve su importancia en el trabajo diario, hasta que… la PC no enciende.

¿Qué es un backup?

Realizar un backup es simplemente efectuar una copia de los datos que tenemos con el fin de tenerlos salvaguardados por si ocurre un problema. Este proceso está íntimamente ligado a otro: es el de la recuperación (restore). La recuperación de un backup es el proceso inverso: tuvimos un problema y no contamos con los datos (porque se eliminaron o se corrompieron), se toma el backup y se recuperan los datos guardados en el mismo.

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Algo que parece tan simple tiene múltiples aspectos a tener en cuenta para que el backup realmente sea útil. Esto se puede ver con las siguientes preguntas:

    1) ¿Qué?: A veces el backup termina no sirviendo por no hacer un previo relevamiento de cuál es la información realmente critica que tiene que estar, y se terminan copiando archivos que cuando ocurre un problema son totalmente prescindibles.

    2) ¿Cuándo?: La frecuencia del backup es otro de los aspectos cruciales. Si lo hacemos una vez al mes y después nos damos cuenta que la información tenía un flujo diario, no nos sirve porque se han perdido una gran cantidad de datos.

    3) ¿Dónde?: El medio en el que se hace la copia de seguridad también es de vital importancia. Cintas, DVDs, e incluso discos rígidos son usados y deben ser medios no solo seguros sino prácticos a la hora de utilizarlos.

    4) ¿Cómo? El tipo de backup y la forma de realizarlo. A veces con copiar los datos alcanza pero otras veces se necesitan equipos completos de respaldo o medidas más extremas para que la recuperación de los mismos sea inmediata en negocios donde no se puede no disponer de los datos, ni siquiera por un problema.

1) ¿Qué backupear?

Para empezar a realizar una correcta política de backups, lo primero es ver qué vamos a backupear. Ya sea a nivel personal o empresarial, evaluar fehacientemente cuéles son aquellos datos que si nos faltan, sencillamente, nos darían un gran dolor de cabeza. Realizar un relevamiento de crítico a prescindible de manera tal que estemos seguros que lo que guardamos es realmente lo que se necesita para no tener problemas ante un rígido que se nos rompe.

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Es recomendable no backupear datos que realmente no necesitamos, dado que si bien es probable que no tengamos problemas de espacio, sí vamos a tener problemas a la hora de buscar determinado conjunto de archivos, si se entremezclan con otros innecesarios.

A nivel personal, las copias de seguridad comúnmente son de archivos de aplicaciones (Office, Autocad, Corel, etc), fotos (hoy por hoy es lo que resulta prácticamente imposible de recuperar si no se tiene una copia), música y videos. A nivel profesional, varía muchísimo. A los archivos de aplicaciones, les siguen desde bases de datos hasta configuraciones realmente intrincadas de servidores. Lo importante es saber qué, y mantener siempre algún listado con el porqué de cada cosa que se copia.

2) ¿Cuándo backupear?

El cuándo depende mucho del uso que se le dé a las cosas que se backupean. A nivel personal, si por ejemplo, uno baja sus fotos una vez a la semana, una copia de seguridad semanal posterior al día que se bajaron las fotos podría ser una buena medida, por citar un ejemplo.

A nivel empresarial, es una cuestión diferente. Hay que hacer un estudio de con qué frecuencia se modifican esos datos que se copian. Como los datos se modifican por día (es lo más común) es usual que las empresas tengan backups diarios dado que se necesita contar en el día de hoy con una copia del día anterior por cualquier eventualidad.

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Es común también ver distintos tipos de backups en función a la criticidad de la información. Por ende, hay backups diarios que se almacenan en distintos lugares (para tener distintos días de backups),semanales, mensuales y anuales. Todas son medidas de seguridad para estar cubiertos ante fallas, virus y demás desastres informáticos.

Resumiendo, es importante ver la frecuencia de los backups de cada tipo de dato, dado que con algunos se podría espaciar más, mientras que en otros es importante hacerlo con períodos más reducidos para poder estar cubiertos.

3) ¿Dónde backupear?

Elegir el lugar donde realizar el backup es importante por varias razones. Primero y principal por la seguridad de los datos. Tiempo atrás, mucha gente lo hacía en disquetes. Y era usual que al llegar al disquete 8 de un total de 10 que se habían backupeado, estaba dañado. Era igual que no tener nada. Ahora, tenemos muchas opciones a nivel medio de almacenamiento, como pendrives, unidades de rígidos externas, DVDs e incluso en internet sitios de almacenamiento remoto. Cada medio tiene sus pros y sus contras y no hay uno mejor o uno peor, sino necesidades distintas. Si usamos pendrives lo aconsejable es no utilizarlos aparte para transportar datos, dado que esos backups se podrían infectar de virus o dañarse; lo mismo sucede con las unidades de discos externas. Todo depende también del espacio que se necesite.

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Además de la seguridad, también es importante la practicidad de la copia. Por ejemplo, es muy común en una empresa utilizar cintas de backup. Ahora bien, si lo más usual es recuperar diariamente archivos de Office, es poco práctico tener cintas dado que el trabajo de recuperar solo un archivo periódicamente es tedioso.

Aparte de las cintas (con grandes cantidades de gigabytes de almacenamiento), son comunes también las copias de respaldo hacia otro equipo, comúnmente un servidor de backup. No solo eso, sino que también muy común a nivel empresa realizar no solo copias de datos sino backups de equipos, ya que son tan críticos como cualquier dato. Por lo tanto es muy común tener equipos “mellizos”, como servidores, impresoras, computadoras de escritorio e incluso de enlaces de internet, los cuales si se rompen, hay otro equipo idéntico para reemplazarlos inmediatamente.

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La nube, el método más novedoso, se utiliza cada vez más por su ventaja de estar disponible no solo en cualquier lugar de la empresa sino desde cualquier puesto en cualquier sitio, al necesitar únicamente Internet para disponer de las copias. Igualmente, como a nivel empresarial se tiene muy en cuenta la confidencialidad de los datos, en muchos lugares se desestima. Otra de sus desventaja es su poca capacidad en la mayoría de los casos.

Otro tema muy importante es la velocidad del medio. Si tenemos grandes cantidades de datos, la copia puede demorar mucho tiempo. En la mayoría de las empresas se realizan de forma nocturna, y deben analizarse las velocidades de copia porque a veces los backups pueden no terminar para el momento en que comienza nuevamente el horario de trabajo.

4) ¿Cómo backupear?

El cómo es el aspecto tal vez más amplio a analizar. El backup mas usual que se realiza es el completo, es decir la copia completa de los datos. En algunas empresas, es tanta la cantidad de datos que se deben resguardar que se utilizan otros métodos como los backups incrementales o diferenciales. Básicamente, primero se realiza un backup completo (por ejemplo, en el fin de semana), y luego de este se elige qué backup se sigue haciendo en los días siguientes. Si se realiza un backup completo nuevamente, se copian todos los datos (los ya copiados y los cambios), y si se hace un incremental o diferencial, copiará solo los datos que fueron cambiando a partir del completo.

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¿Entonces qué tienen de distintos el diferencial y el incremental? El incremental suma. Es decir, el lunes copia lo diferente al backup completo del fin de semana, pero el martes copia lo diferente al lunes, y el miércoles lo diferente al martes. Esto quiere decir que cada backup tiene únicamente las modificaciones del día backupeado.

El diferencial como su nombre lo indica, copia lo diferente. ¿Con respecto a qué? Al backup completo que se hizo. Eso quiere decir que el lunes por ejemplo va a contener las diferencias del lunes, el martes las diferencias del lunes y del martes. Y así sucesivamente.

Por ejemplo, si se necesita el backup del jueves para recuperarlo, suponiendo que los fines de semana se hace un backup completo, según el tipo de backup necesitaríamos:

    Completo: solo el backup del jueves.

    Completo y diferenciales: el completo + el diferencial del jueves

    Completo + incrementales: completo + incremental del lunes + incremental del martes + incremental del miércoles + incremental del jueves.

Como se imaginarán, la ventaja de los métodos incrementales y diferenciales es su tamaño, más reducido que el de uno completo. Pero su desventaja radica en que para recuperar los datos necesitamos no solamente el backup del día, sino también los otros, aumentando así la probabilidad de que falle la recuperación. Tal es así que actualmente si el espacio no es un problema, es más que frecuente solo realizar backups completos incluso diariamente.

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El otro aspecto a tener en cuenta es que si realizamos solo una copia de archivos de un lugar a otro o, como sucede en las empresas más grandes, nos valemos de un software o aplicación de backup que una vez configurado se ocupa de hacerlo solo periódicamente. Desde un software gratuito como Cobian hasta programas con muchísimas prestaciones profesionales como Backup Exec de Symantec, la variedad de programas es grande, y es vital decidir cuál funciona mejor para las necesidades de la empresa.

Por último, algo que siempre se deja de lado, es la prueba de ese backup. Comúnmente las empresas se confían que están realizando la copia correctamente y cuando lo necesitan recuperar algo anda mal. Esto se prevé teniendo una rutina de prueba de ese backup, semanal o mensualmente, en algún servidor o PC paralela, como un simulacro de recuperación de archivos. De esta manera se puede quedar tranquilo de que, ante un problema, el backup esta testeado y va a responder correctamente.

Resumiendo…

¿Qué deducimos de todo esto? ¿Cómo empezar una política de backup?

  1. Elegir correctamente qué se backupea en orden de prioridad y criticidad
  2. Observar cada cuanto se copian los datos en función al flujo de cada dato relevado en el punto anterior.
  3. Optar por un medio de almacenamiento acorde con el espacio que se necesita, la velocidad de copia, la practicidad de su uso y la seguridad de los datos
  4. Elegir la forma de backup (completa, diferencial o incremental) en función a las necesidades de la empresa.
  5. Ver si hay algún equipo o enlace que se necesita de forma crítica. Evaluar si no convendría un equipo “gemelo” para utilizar ante un problema.
  6. Realizar también una política de prueba de backups. Restaurar asiduamente los backups para saber si todo funciona correctamente.

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Manteniendo foco en estas pautas estamos en camino hacia la prevención, un término que tanto cuesta, a nivel personal y empresarial. Tal vez así, la próxima vez que tengamos un problema y alguien nos pregunte si tenemos backups, podamos realmente quedarnos tranquilos y responder afirmativamente con una sonrisa.

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¿Cómo preparar una carpeta de proyecto cultural?

 A partir de una idea creativa o emprendimiento cultural que haga necesaria una búsqueda de programas de subsidio o financiamiento para poder volverlos realidad, el paso siguiente es armar una carpeta atractiva para presentar el proyecto y captar la atención del jurado.

Para eso se debe trabajar con las bases y condiciones de cada convocatoria en particular, y de la categoría en la que se está realizando la inscripción, si es que corresponde. A partir de las bases, tratar de plasmar en la carpeta un proyecto viable económicamente y técnicamente. Y eso no es ni más ni menos que poner por escrito el plan de negocio del emprendimiento cultural.

El término plan de negocio puede sonar demasiado comercial o ajeno al emprendedor cultural, pero es la forma más efectiva para concretar esa idea y volverla sustentable. Puestos a elaborarlo, los siguientes elementos deben estar presentes.

¿Qué debería incluirse en el plan de negocio del proyecto cultural?

Definición del mercado objetivo

Público potencial del producto cultural. Pensar quién estaría interesado en consumirlo, y si se trata de un producto local o puede tener proyección regional nacional o incluso internacional (las tecnologías de la información y comunicación ayudan a que no esto no sea tan descabellado).

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Estimación de costos

Deberán detallarse todos los gastos necesarios para el diseño y la producción del producto cultural en cuestión. En este apartado deben considerarse los gastos que se incurren por única vez, para la producción del master o prototipo (según la actividad) y los gastos que serán recurrentes, por cada tirada o edición que se haga o por cada acción promocional que se emprenda. Esta distinción es importante por el tratamiento que se les dará en el cuadro de resultados proyectado y para la fijación de precio de venta unitario y del margen de utilidad por unidad de producto.

Proyección de ventas

Estimación de las ventas del producto, por lo menos para el primer año (o para los períodos solicitados en la convocatoria). Esta estimación se debe hacer en unidades, y por cada producto si el proyecto implica el desarrollo de más de uno.

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En esta se deben considerar la fecha de lanzamiento y los eventos que pueden generar un incremento en la demanda (día del padre, día de la madre, navidad y fiestas de fin de año, por ejemplo). Es interesante hacer este analisis mediante el manejo de escenarios: normal, pesimista y optimista, teniendo en cuenta diferentes variables del contexto.

Plan de distribución

Implica realizar un relevamiento de los canales de distribución disponibles, relacionados con el rubro y el género del producto cultural desarrollado. Deberán establecerse los contactos con los responsables de esos canales, para definir qué cantidad y bajo qué condiciones estarían dispuestos a comercializar el producto. Estos gastos deberán agregarse al cuadro de estimación de costos del segundo punto, si es que no se habían contemplado.

Plan de difusión y comercialización

Se deben analizar los canales tradicionales para la promoción del bien cultural a produción, establecer contactos en los mismos y pensar la mejor manera de capitalizar el uso de canales digitales y redes sociales.

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Deberán analizarse los costos de cada uno y la mejor estrategia para llegar al público potencial. Como en el apartado anterior, deberán agregarse los gastos estimados de este rubro al cuadro de gastos.

Cronograma de producción y distribución

En esta etapa se deberá poner en términos de tiempos y recursos (monetarios, humanos y físicos) todos los datos que se fueron desarrollando en los puntos anteriores.

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Para esto una herramienta como el gráfico de Gantt permite desarrollar el proyecto en una página, ordenando la secuencia de las diferentes actividades, los recursos que se necesitarán y las precedencias de las mismas.

Presupuesto de ventas

A partir de los costos y las unidades estimadas para la venta y de los precios de productos similares ya consolidados en el mercado, deberá fijarse un precio de venta estimado al público y un presupuesto de ventas (multiplicando precio por cantidad estimada de ventas), para determinar los ingresos estimados del proyecto.

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Presupuesto de gastos

A partir de los costos estimados, separando costos fijos y variables y los costos a incurrir por única vez.

Margen de utilidad del producto

Se calcula como la diferencia entre los ingresos estimados y los  egresos estimados, a nivel montos totales. Para calcular el margen unitario, se deberá dividir este resultado por la cantidad de unidades que se estima vender. Esto permite conocer el rendimiento de cada unidad vendida. Otra herramienta interesante para demostrar la viabilidad del proyecto es el cálculo del punto de equilibrio, que indica cuántas unidades deben comercializarse para poder cubrir los gastos totales incurridos.


Resumiendo, para que el proyecto cultural se transforme en un emprendimiento que se mantenga a través del tiempo y sea viable económicamente, debe pensarse como un negocio, armando un plan base del mismo, que deberá tenerse como base y herramienta de consulta ante cada paso que se da. Este plan deberá reformularse cada vez que cambien las condiciones o se agrguen nuevos datos (variables) al proyecto.

Con estos puntos, esperamos que puedan tener una base para poder empezar a concretar esa idea creativa que tienen rondando. Esperamos les sirva y nos compartan si fueron de utilidad o las dificultades que encontraron.

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Desarrollo de proyectos para emprendimientos culturales

¿Tenés una idea creativa? ¿Llevas adelante una actividad cultural? ¿Sos músico, escritor, productor audiovisual? ¿Querés hacerle llegar tu creación al público que podría disfrutarla? Contestar que sí a estas cuestiones implica llevar adelante emprendimientos culturales. 

Esta tarea, necesariamente, insume fondos. El problema con el que suele encontrarse el gestor cultural es cómo conseguir esos fondos, de dónde obtener el financiamiento que le permita desarrollar su idea.

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Llegados a este punto de búsqueda de financiamiento externo, aparece el concepto de gestión por proyectos. Este concepto, heredado del ámbito corporativo,  se expandió a todas las áreas de trabajo y a todas las actividades.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es la planificación del esfuerzo necesario para materializar una idea o desarrollar un producto único, con asignación de tiempos y recursos para lograrlo. Es decir que un proyecto debe ser un instrumento de trabajo en equipo, la materialización de una idea, una herramienta de gestión para el desarrollo de emprendimientos culturales que tenemos en mente.

Un plan de proyecto permite poner por escrito nuestra idea, y obliga a estimar los tiempos y los recursos (financieros y humanos) necesarios para llevarla adelante, para poder presentarlo a un tercero que esté interesado en proporcionar financiamiento a la misma.

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El desarrollo del proyecto siempre implica cumplir con las siguientes fases:

1) Diseño y formulación: implicar definir bien el alcance de la idea y el ponerla por escrito en un documento, estimando en forma preliminar tiempos y recursos necesarios para desarrollarla.

2) Gestión de recursos: obtener los recursos (no sólo financieros) para poder desarrollar la idea.

3) Producción: construir el producto, materializar la idea. Es muy importante atenerse al plan formulado en el punto 1, con los recursos obtenidos en el punto 2 y justificar las variaciones,

4) Evaluación: se cumple a lo largo de las otras tres etapas, para medir las variaciones y el impacto de la misma. Al finalizar el proyecto, se debe realizar una evaluación general del mismo, para aprender para futuros proyectos.

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Para obtener financiamiento externo, por ejemplo alguna de las numerosas ofertas de subsidios públicos para proyectos de base cultural, el emprendedor debe acostumbrarse a utilizar estas herramientas, ya que aquellos beneficios se otorgan después de evaluar un plan de proyectos bien formulado que demuestre que la idea no sólo es original sino que también es viable.

No alcanza con una idea innovadora brillantemente ejecutada, además deben poseerse habilidades de gestión de proyectos, para poder volver esa idea en un emprendimiento cultural sustentable.

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Uno de los principales programas de la provincia de Santa Fe para otorgar financiamiento a proyectos y emprendimientos de base cultural es Espacio Santafesino. Este programa está destinado a fomentar la producción de bienes que promuevan la creación de bienes culturales con una impronta provincial.

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El 30 de marzo  se abrió su convocatoria por octavo año consecutivo.  En la edición 2015, podrán presentarse proyectos en las categorías Largometraje en Producción, Desarrollo de Proyectos de Largometraje, Diseño de Indumentaria, Accesorios u Objetos, Serie Fonográfica, Serie Editorial, Serie Multisoporte, Cortometraje Regional, Unitario de TV Regional, Fonográfico Regional. Como novedad, se incorporan las categorías para el desarrollo de aplicaciones web y móviles y videojuegos, la realización de microprogramas o cortometrajes de animación y series web y, finalmente, la posibilidad de firmar un contrato con el canal público de la provincia. La misma estará abierta hasta el 30 de junio.

Al consultar las bases de este programa, se puede ver que la presentación al mismo sigue la estructura mencionada más arriba. Para poder acceder al concurso se debe armar una carpeta en la que se plasme por escrito la idea creativa, asignándole recursos financieros, humanos y materiales y estimando tiempos de realización. Los que accedan al mismo, deberán presentar informes periódicos de avance, como se menciona en la fase 4 del ciclo de vida del proyecto.

La presentación de la convocatoria 2015 de Espacio Santafesino para la ciudad de Rosario se realizará este viernes, 17 de abril a las 17.30 hs., en el Museo Histórico “Julio Marc”.

Nuestra Experiencia en emprendimientos culturales

Estudio Abrach tuvo la oportunidad de asesorar a diferentes gestores culturales en la preparación y presentación de sus proyectos en diferentes categorías (editorial, fonográfico regional), acompañándolos a plasmar por escrito y bajo la forma de un plan de inversión la idea que tenían.

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Después de varias sesiones de intercambio y diálogo para presentar como un proyecto sustentable y viable económicamente las ideas de una serie editorial y de producción musical independiente, vivimos la satisfacción de verlos preseleccionados para la instancia final. Y uno de ellos, el de Láquesis (banda de rock progresivo de la ciudad de Rosario), seleccionado para poder concretar su primer disco.

Una idea que se pueda traducir en bienes culturales, un emprendimiento cultural, bien puede ser sustentable y viable para el gestor cultural que los desarrolla si consigue el equilibrio entre la creatividad y las habilidades de gestión (entre ellas, la administración de proyectos), capacitándose en las últimas o buscando apoyo en quiénes puedan brindarselas.

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Financiamiento de Microemprendimientos

Los microemprendimientos surgieron en la Argentina después de la crisis de fines de la década de 1990, como alternativa al desempleo. Los trabajadores desempleados comenzaron a utilizar sus calificaciones para aplicarlas a la producción en pequeña escala de bienes o servicios, en forma independiente.

El Estado en sus tres niveles llevó adelante programas de fomento y financiamiento de este tipo de emprendimientos, pero sin hacer relevamientos que permitan que los mismos progresen y se transformen en PyMEs.

En el presente trabajo realizamos un estudio de las políticas públicas destinadas a microemprendimientos en las ciudades de Rosario y Casilda. El trabajo pretende relevar el tema en las ciudades incluidas en el análisis y combinarla con la oferta disponible de financiamiento privado o proveniente de programas y políticas públicas, para comprobar si la misma es suficiente y si es la única condición necesaria para conseguir su desarrollo.

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Facebook: la elección rápida y sencilla para comunicar tu emprendimiento

Los tiempos han cambiado, eso no es ninguna novedad. En esta nueva época gran parte de la comunicación empresarial se realiza digitalmente, a través de sitios webs y redes sociales, situándonos en un paradigma de la comunicación multidireccional en el que no hay emisores y receptores fijos.

El motivo esencial por el cual se ha trasladado la comunicación y el marketing a las plataformas digitales es, sencillamente, que allí se encuentran prácticamente todos los consumidores actuales y potenciales.

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A ese motivo se le suman otras razones que hacen beneficioso a este marketing 2.0 (como se lo ha denominado) tanto para quien vende como para quien compra: los primeros pueden identificar y alcanzar exactamente al público que desean, mientras que los consumidores tienen una amplia oferta entre la cual seleccionar en base a la valoración de otros usuarios iguales a ellos, por ejemplo.

A las ventajas ejemplificadas se le suma otra importante motivación: es muy simple crear un sitio para comenzar un emprendimiento con presencia en la web, o bien dar esta presencia a uno ya existente. Dada la facilidad, está en la capacidad y creatividad de cada uno hacerlo mejor que la competencia y destacar entre la inabarcable oferta constante de productos.

Facebook, la opción rápida y sencilla

Entre las alternativas para situar una empresa en Internet de manera rápida y sin complicaciones, la primera opción es (y tampoco esto es ninguna novedad) la red social Facebook, lo que también tiene sus múltiples razones.

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Por un lado, es utilizada más que ninguna otra y cuenta con millones de usuarios a nivel mundial y nacional que la consultan en todo momento en sus teléfonos celulares, tablets, computadoras portátiles o de escritorio.

Por otro lado, puede servir como un reemplazo de un sitio web si se quieren evitar las muchas cuestiones agregadas que implicaría la creación y administración de una web, dado que Facebook ofrece el mismo formato a todos y no requiere de conocimientos de diseño o programación web. Esto tiene la ventaja de ser fácil y rápido de configurar, pero tiene también sus puntos en contra como el hecho de que al ser todos los perfiles y páginas de Facebook casi idénticos será necesario un esfuerzo para distinguirse y llegar al público definido como objetivo, lo que se realizará teniendo en cuenta una serie de aspectos.

Página, no perfil

Primero y principal, no se debe cometer el error de crear para la empresa un perfil (que corresponden a personas físicas) sino una página o Fan Page. Estas tienen muchos beneficios, todos los cuales tienen que ver con el hecho de estar específicamente diseñadas por Facebook con fines promocionales, brindando facilidades para estos propósitos.

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La configuración de una nueva página de Facebook es simple y directa. Habiendo ingresado a la red social con nuestro usuario, se dirige a la sección de crear una página y desde allí se siguen las pautas que se indican.

El trabajo de diferenciación empieza desde el diseño creativo de una imagen de perfil y de portada, que esté orientado a crear una marca distintiva de tu empresa (si no está creada ya). Para esto se puede contactar con profesionales del diseño gráfico que tengan conocimientos de redes sociales, o bien, maximizando el ahorro, elaborarlas sin terceros teniendo en cuenta las medidas predefinidas de Facebook (por ejemplo, consultando en sitios como este).

Promocionando la página

Una vez creada se debe hacer llegar la página al público deseado: los clientes potenciales o preexistentes (si los hubiera). La primera, obvia, acción es invitarlos a aportar su “Me gusta” a la nueva página de Facebook de la empresa lo que generará una pequeña promoción natural (otros usuarios pueden ver que le gusta la página a su amigo y sumar también con su click).

Para sostener a este público atento a la página e incorporar nuevos, es vital generar contenido interesante que vaya más allá de la mera venta de un producto o servicio y que al mismo tiempo sea relevante para la actividad de tu emprendimiento. Esto creará una comunidad en torno a tu producto, brindando la posibilidad de conocer e interactuar con tus clientes generando una relación dinámica.

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El contenido compartido en tu página puede ser propio (preferentemente) o compartido desde otras páginas (siempre acreditando la fuente), y puede consistir en imágenes, videos o textos que generen interacción con los usuarios ya sea comentando o compartiendo con sus contactos.

La elaboración del contenido propio y las nuevas acciones para atraer público dependerá de tu creatividad. Es muy común, por ejemplo, realizar concursos con un premio a quienes compartan tu página o similar, y existe el público que es fan de este tipo de acciones en redes sociales y siempre participan. Deberás considerar si es apropiado para tu empresa adoptar esta estrategia o ir por otro camino.

Publicitando dentro de Facebook

En caso de estar dispuestos a invertir un poco de dinero en publicidad, Facebook ofrece su propia plataforma que funciona con montos relativamente bajos por una contraprestación superior a lo que puedas destinar a esta campaña.

Con los anuncios de Facebook puedes promocionar directamente tu página decidiendo el público exacto al cual se expondrá tu publicidad, sea en formato de aviso publicitario (en el margen izquierdo de la página principal de la red social) o dentro de la línea de tiempo de Facebook de los usuarios (esto es más común en dispositivos móviles).

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Asimismo, puedes invertir dinero en alguna publicación en particular que quieras que llegue a todo los que han dado su “Me gusta” a tu página (en promedio, todas las publicaciones orgánicamente alcanzan al 10% de tu audiencia) o que alcance al público que señales como objetivo que aún no ha visitado tu página.

Como todo, el éxito dependerá de realizar la campaña correctamente pero una vez más las herramientas de Facebook son simples de utilizar y la misma ofrece ayuda para llevarlo a cabo desde su sitio web.

Analizar el éxito y el fracaso para volver a intentar

Una de las características más importantes y más útiles que proporciona Facebook es el informe de estadísticas, las cuales están disponibles tanto para la actividad cotidiana de las páginas como también para la campañas de anuncios internas que puedas llevar a cabo, e incluso para otras acciones como la creación de un evento dentro de la red social con la página como organizador del mismo.

Comprender las estadísticas que se generan es de vital importancia para planificar correctamente las acciones, así como para monitorear si están funcionando como se desea o no, y tomar decisiones para mejorarlas y sacar el máximo provecho posible. A través de estos datos se puede conocer con precisión el público que interactúa con la página de Facebook, y decidir si se quiere apuntar a aumentar la cantidad de personas de esa misma edad o género, o bien obtener más público de otro rango de edades.

Asimismo, se pueden sacar conclusiones de cuáles son las publicaciones mejor recibidas por el público y planificar otras similares, así como tener en cuenta también los días y horarios en que se publicó para mantener un cronograma que pueda tener mayor atención de las personas que interactúan con el sitio.

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O por el contrario, analizar lo que no funciona por no conseguir la respuesta deseada e incluso obtenga una acción negativa (que quiten el “like” de Facebook, por ejemplo), para tener cuidado de no repetirla. Claro que si se da el caso de perder una persona de la página pero luego de haber obtenido que se replique en gran manera alguna publicación, el balance en general será positivo y no será de tanta importancia haber perdido algún seguidor.

Además de las estadísticas ofrecidas por la propia red social existen una gran cantidad de otros sitios y herramientas web para realizar un estudio más profundo de estos datos. No obstante, al iniciarse en esta actividad es mejor ir de a poco y no abrumarse con una gran cantidad de elementos al punto de que resulten inmanejables. A medida que se progrese y las estadísticas básicas parezcan insuficientes, puede profundizarse con más y mejores herramientas.

De manera similar, al iniciar en cierta medida será un trabajo de prueba y error; aún con las mejores de las estrategias y pensadas detenidamente teniendo en cuenta todos los aspectos, una acción puede fracasar. Si se da esta situación se debe volver a las estadísticas, analizar los motivos por los que pudo suceder, rediseñar y volver a intentarlo.

En resumen

La fórmula básica de “página de Facebook -> creación de contenido -> análisis de estadísticas -> nuevo contenido”, no es una garantía de éxito pero sí es una guía de trabajo para llevar adelante la comunicación de tu emprendimiento.

Desde ya que no es una fórmula vacía, sino una que deberá ser rellenada estratégica y creativamente por quienes la lleven adelante, o lo que es lo mismo, necesita trabajo sostenido y cierta dedicación y atención.

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Músicos independientes: ¿autogestión sustentable?

En la actualidad, numerosos músicos independientes desarrollan su actividad, respondiendo al llamado de su vocación, como solistas o en bandas. El crecimiento de las capacidades de procesamiento de las computadoras y la disminución relativa de sus costos les permitieron a estos músicos transformarse más fácilmente en productores independientes de sus obras, apostando a la autogestión. Mediante medios digitales, con los conocimientos necesarios, se puede realizar una grabación de calidad en un estudio casero o en una sala de ensayo medianamente equipada. Por lo tanto, se simplificó la producción de obras musicales, sobre todo en las etapas iniciales del proceso.

Sin embargo, las dificultades aparecen al momento de culminar el proceso al llegar a la etapa de difusión y comercialización de las obras. El encuentro del artista y su obra con el público potencial se vuelve cada vez más complejo, ya que no existen los canales que lo encaucen. Los jugadores tradicionales, incluso los que dicen defender los intereses de los músicos, intentan mantener el esquema consolidado, que sólo apunta a los artistas consagrados o “vendibles”, para no perder su cuota de participación.

Por un lado, las regulaciones en materia de habilitaciones de espacios culturales o destinados a la realización de espectáculos públicos, por lo menos en la ciudad de Rosario, requieren una revisión que se adecúe a las necesidades de los artistas independientes (por las exigencias en cuanto a superficie del local que se les exige a los dueños de los espacios culturales para tener música en vivo). Por el otro, los programas de subsidios se vuelcan a las instancias de producción de las obras musicales culturales, sobre todo de artistas inéditos o para primeras obras, pero no continúa en las instancias de distribución y comercialización.

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Una modificación positiva en este sentido la puede constituir la creación de una cadena de valor provincial de bienes culturales, la cual empezó a gestarse el año pasado, ya que se vuelve imperativo articular las acciones de los diferentes actores de la cadena de producción de obras musicales independientes en una red de comercialización de las mismas: universidad, bandas y músicos, salas de ensayo, estudios de grabación, espacios culturales, disquerías locales especializadas.

Esta construcción de una cadena de valor deberá soportar la difusión y comercialización de la música en todos los soportes utilizados en la actualidad (físicos y digitales) y deberá integrarse con las redes sociales, permitiendo la utilización de las herramientas de marketing digital y segmentación, para poder llegar con las obras al público potencial de las mismas, en la ciudad, el país y el mundo.

Si bien existen agrupaciones de músicos independientes que están trabajando en este sentido, intentando romper los esquemas consolidados de la industria que apuestan a fórmulas seguras para recuperar la inversión, convertir un proyecto musical en sustentable para sus creadores sigue siendo un deseo lejano.

El desafío es pensar mediante qué mecanismos podría reducirse esta brecha entre deseo y realidad, y tornar sustentables y perdurables en el tiempo estos proyectos musicales. A lo largo de este año vamos a estar trabajando en herramientas orientadas en este sentido. Los invitamos a acompañarnos y a contribuir en el debate con sus experiencias, ideas y conocimientos.

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Microsoft Windows: ¿debemos estar al día o morir en el intento?

Todos en menor o mayor medida tenemos una PC en casa. Si bien estamos en una época donde los dispositivos móviles van ganando terreno, haciendo ver a una notebook obsoleta ante tanto celular, tablet y demás, la PC por ahora sigue ocupando un lugar irremplazable en el hogar. Y coincidirán conmigo que el 80% de las mismas tienen 4 ventanas de colores cuando las prendemos, es decir, las tenemos con el sistema operativo Windows, de Microsoft.

logo-windows¿Qué es un Sistema Operativo?

Aclaremos que cuando hablamos de sistema operativo, hablamos de rutinas o instrucciones que nos ayudan a comunicarnos entre el hardware (dispositivos reales de la PC) y nosotros. De ahí que hagamos doble clic en un ícono de un disco y podamos ver la información dentro de él, lo que se llama una interfaz entre la PC y nuestro lenguaje. Magia, para mucha gente, que sólo lo necesita para instalar sobre el los programas de aplicaciones que le permiten trabajar, estudiar, jugar, etc. Ahora bien, Los más “aventureros”, o la gente que estudió del tema, va más allá del mero uso de Windows, y se anima a instalar distintas versiones de dicho Windows, cada vez que Microsoft nos “regala” una nueva versión, para estar actualizado. En un país como Argentina, que ocupa un lugar entre los 5 países más “piratas” del mundo, es tarea relativamente fácil. Pero qué hacer cuando la actualización del mismo implica costos, no solamente monetarios, sino costos de tiempo y de infraestructura, es decir, cuando estamos en un ámbito empresarial. ¿Conviene actualizar o no?

Estructura empresarial

Dentro de una empresa existen, por lo menos, dos roles de PCs. Las PCs servidores y las PCs clientes. El servidor es un equipo de altas prestaciones que brinda servicios al resto de las PCs clientes. Allí es donde se deberían encontrar los programas más importantes y los datos más relevantes dentro de una empresa y donde se debe salvaguardar la información. Estos equipos son accedidos directamente por la gente de IT o por la empresa que haga el mantenimiento de los mismos, y es común observar en ellos no sólo Windows sino otros sistemas operativos (como Linux u OSX). Por el otro lado están las PCs clientes, que utilizan los empleados de la empresa. Estas conforman la mayoría de las PCs de una empresa, y es muy común que contengan Windows, dado que es el sistema operativo más popular y el que más abanico de aplicaciones ofrece hoy por hoy.

¿Qué implica actualizar una PC dentro de una empresa?

En una empresa es poco común que se actualicen los sistemas operativos de los servidores, sólo por mantenerse al día, salvo que la empresa tenga como fin brindar servicios informáticos. La reinstalación de un sistema operativo en un servidor implica resguardo de información, dejar los servicios que brindan inactivos por el tiempo que tarde reinstalarlo, y las pruebas previas de los sistemas que se encuentren en ellos en el nuevo sistema operativo para evitar futuros problemas. Ni hablar en las Pymes más pequeñas donde, al no tener departamento de IT, los servidores quedan abandonados como cajas cerradas, con las versiones de sistema operativo que tuvieron cuando el proveedor lo instaló. Comúnmente la reinstalación o la actualización vienen a partir de una necesidad. El caso más común es comprar un nuevo programa o una actualización de un programa que implica tener en el servidor un sistema operativo más nuevo.

Cliente-servidorCon las PCs cliente, el tema es diferente. Es común en las empresas reinstalarlas, debido a políticas de IT, problemas de software o cambios de PC por nuevas.

Ahora bien, si se decide dejar el sistema operativo por un nuevo Windows, ¿qué implicancias tiene esto para la empresa?

Costo monetario: Las empresas, a diferencia de lo que ocurre en nuestras casas, deben tener las licencias pertinentes de cada software que instalan. Esto es, si tienen 15 PCs con Windows, deben tener en papel impreso las licencias compradas a Microsoft con la factura de la compra de los 15 Windows. El ente que regula esto es conocido como Software Legal, el cual coloca fuertes multas a la empresa en el caso que no tenga dichas licencias.

Costo de tiempo: muchas empresas no les interesa actualizar debido a que el recurso queda inactivo durante el tiempo que lleve la reinstalación. Esta no es solo instalar Windows, sino volver la PC “operativa” para el usuario, es decir, volver a copiar los datos, reinstalar aplicaciones, etc.

Errores del sistema operativo: los sistemas operativos al salir, es sabido que pueden presentar errores. Errores que pueden ir desde errores mínimos sin implicaciones, partes del mismo que no funcionan correctamente, hasta el retiro del mismo del mercado a los pocos años por ser completamente un fracaso (algunos habrán sentido hablar de lo que paso con Windows Millenium, el más reciente Windows Vista y me animo a poner por su corto tiempo de uso también a Windows 8).

Entorno de prueba: por más que el sistema operativo funcione correctamente, es posible que las aplicaciones que funcionaban perfectamente en el Windows que teníamos instalado anteriormente no lo hagan en el nuevo Windows por un tema de compatibilidad. Es deber de la gente de IT armar un entorno de prueba (una PC con el nuevo Windows) para probar las aplicaciones y chequear que funcionen correctamente.

La pregunta que nos trajo hasta acá: ¿actualizar o no actualizar?

El 8 de abril de 2014 Microsoft terminó oficialmente el soporte a Windows XP, uno de los sistemas operativos más usados en las PCs clientes de las empresas junto a Windows 7. Esto quiere decir que no publica más actualizaciones para arreglar problemas de seguridad del mismo. Este año, el 14 de Julio del 2015 para ser más precisos, Microsoft termina el soporte de Windows 2003 Server, también uno de los software mas usados para servidores Windows en Empresas. El último Windows 8, orientado a tablets y dispositivos móviles, no fue adoptado por la mayoría de las empresas, y sólo aparece en notebooks, que lo traen de fábrica. Y este mismo año Windows lanza Windows 10. Ante todo esto, ¿qué debe hacer una empresa?, ¿cómo debería obrar ante todo este cambio?

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Primero cabe aclarar que la actualización de sistema operativo no es un problema: el problema es realizarlo sin una política adecuada y sin los recaudos necesarios. Por política me refiero a una decisión tomada a nivel empresa de qué hacer a nivel tecnológico con el tema actualización. Hay empresas cuya política es mantener todo el software dentro de la legalidad: Windows que se instala es un Windows que se compra. Otras se mantienen al día con el riesgo de sufrir los errores de las versiones recién lanzadas. Otras, evalúan el gasto y ven si conviene instalar Windows u otro sistema operativo gratuito. Otras, instalan desmedidamente sin comprar nada, y esperan a ver si Software Legal aparece. Son posturas, pero es vital adoptar una y respetarla.

Luego, lo importante es sentarse a evaluar qué implica dicha actualización: si los datos están correctamente resguardados, si conviene realizarlo en horario de trabajo o fuera de horario, si se compró la licencia o se decide no pagarla por x causa, si hace un tiempo prudencial que el sistema operativo estuvo en el mercado como para saber si funciona correctamente o presenta fallas, si se realizó un entorno de prueba y se sabe que las aplicaciones funcionan correctamente en el nuevo Windows. Una vez evaluado esto, no debería haber problema en actualizar, obviamente realizado por un técnico con experiencia en empresas y en este tipo de tareas. Pero la realidad es que se realizan este tipo de trabajos sin tener en cuenta lo que implica, y esto trae aparejados problemas que afectan no sólo a los técnicos que lo realizan sino y sobre todo impactan en los usuarios y en el negocio. Tener en cuenta estos factores hará que la actualización del sistema operativo sea una tarea menos traumática y menos “tabú” dentro de nuestra empresa.