Publicado el 10/02/21
Cuando la actividad principal está orientada a venta de bienes, el costo del producto es algo tangible y presente. En cambio cuando la empresa se dedica a servicios, ya el tema se vuelve abstracto y se pierde de vista más fácil. Cuando eso pasa, es más probable que el tiempo destinado a la prestación efectiva de servicios se "pierde" en tareas o clientes que generan poca rentabilidad o agregan poco valor al servicio prestado.
Es frecuente en charlas entre profesionales independientes escuchar frases como "el que peor paga es el más exigente"; "pagar por un fitito y pretende manejar una Ferrari" y analogías semejantes. Pero cómo saber cuánto de sensación y cuánto de realidad hay detrás de esas frases.
Siempre volvemos a Drucker, para administrar, hay que medir. ¿Cuánto me sale brindar mis servicios? ¿Cuánto tiempo destino a cada uno de mis clientes? Para finalmente, poder responder, ¿qué rentabilidad me brinda cada uno de mis clientes? Y construir un plan destinando la mayor parte de mi tiempo a los clientes de alta rentabilidad o tratando de minimizar las tareas que llevan mucho tiempo y proporcionan poco valor agregado.
Entonces, ¿por dónde se empieza? Registrar todos los gastos que se realizan en la actividad: alquiler, expensas, internet, abono de teléfono, matrícula (si es obligatoria para el trabajo), gastos de movilidad, tóner, gastos de librería, fotocopias. Es importante definir los conceptos, para después poder agrupar y clasificar y el período en el que se realizó el gasto. Agreguemos también, con el mismo corte por período los ingresos obtenidos, separados por cliente o por concepto y cliente, si es viable. No nos compliquemos, sobre todo al principio con la tecnología a utilizar. Planilla de Excel o cualquier otro programa de hoja de cálculo, donde las columnas son títulos y las filas cada uno de los gastos. Sin invertir demasiado tiempo en formatos. Lo que importa es el contenido.
Por otro lado, se deben registrar las tareas realizadas, agrupándolas por tipo de tarea y cliente con un estimado del tiempo incurrido en cada una de ellas. Sí, ya sé lo que piensan, no me alcanza el tiempo para nada y tengo que destinar parte de ese tiempo a registrar lo que hago. Pero es imprescindible saber en qué se va ese tiempo, que en el área de servicios, es el recurso más escaso de todos y la única manera es teniendo el registro de tareas. Para esto hay disponibles herramientas que permiten hacer el seguimiento por nosotros. Probé https://track.toggl.com y me brindó información interesante con muy poca configuración. Ahora estoy revisando otra herramienta, que está integrada en la herramienta de seguimiento de proyectos que utilizo. Una vez probada, les contaré más detalles.
Si el ciclo de facturación a los clientes es mensual, con un mes de datos registrados, pueden tener una muestra para empezar a analizar y definir una estrategia. Sino, deberán encontrar el intervalo de tiempo más adecuado para el análisis y recopilar datos durante el mismo.
Con los datos a la vista, qué preguntas vamos a tratar de contestar:
1- ¿Cuál es mi punto de equilibrio? Comparando gastos con ingresos, para la misma unidad de tiempo, determino cuando cubrí todos los gastos y empiezo a obtener ganancias de lo ingresos percibidos.
2- ¿Cuánto tiempo invertí en cada cliente? ¿Cuánto vale una hora para ese cliente?
3- ¿Qué porcentaje de los gastos y las ganancias me ayuda a obtener cada uno de mis clientes?
4- ¿Cuáles son los clientes con mayor participación en mis ganancias?
5- ¿Cuáles son los clientes que se llevan mayor participación de mi tiempo?
A partir de las respuestas a estas preguntas, teniendo los datos a la vista, puedo profundizar también en las tareas que me llevan mayor tiempo. ¿Están relacionadas con los clientes más rentables? ¿Son las que se relacionan intrínsecamente con el servicio y generan alto valor agregado o son rutinarias y de bajo valor agregado? ¿Puedo subir mis cotizaciones para compensar el tiempo que invierto en clientes de baja rentabilidad?
Estoy planteando algunas cuestiones, que sirvan como disparadores para el análisis de la tarea diaria de un profesional independiente; que permitan definir estrategias con una base cierta y enfocar el tiempo en lo que agrega valor a nuestro servicio, que seguramente es lo que más nos gusta hacer. Pueden surgir otras, siempre revisando los datos concretos de la práctica. Leo sus comentarios y me encuentran en estudio@abrach.com.ar, si quieren profundizar sobre algún tema puntual de los tratados.
