Publicado el 23/06/21
Atravesé infancia y adolescencia de mi vida en la era pre internet, donde la información era valiosa y los datos complejos de obtener. El archivo de documentación era lo debido, para tenerlos para consultas posteriores (por supuesto en soporte papel) organizados en carpetas o biblioratos. Mi tiempo de ocupación estuvo siempre atravesado por el trabajo académico y eso, como bien saben, involucra papeles.
Los papeles, la documentación de los trabajos que me ocupan en cada momento, se van apilando sobre el escritorio y en los alrededores en un montón que puede parecer desorganizado a la vista de alguien ajeno, pero que tiene un sentido y un orden. Hasta que se termina el trabajo y se archiva toda la documentación nuevamente. Por esas pilas de papeles, escuché a mi papá tratarme de desordenada infinitas veces en mi adolescencia. Nunca entendió que eso tenía un método y un orden.
En la era de internet, los discos rígidos baratos y el almacenamiento ilimitado en la nube, no necesitamos más carpetas y biblioratos para almacenar la documentación base y resultado de nuestro trabajo. Y prácticamente no hay límites en cuanto a disponibilidad. Al contrario se ha hablado y escrito mucho sobre la sobrecarga de la información y del desafío de procesarla para obtener resultados.
¿Entonces no hay desafíos ni problemas? Por supuesto que los hay. Y mayores, porque no podemos revisar pilas de papeles para encontrar lo que estamos buscando. La intangibilidad de los archivos digitales atenta contra la posibilidad de apilarlos y que el cuerpo tenga memoria de donde los habíamos dejado.
En el estudio contable trabajamos con datos y archivos de los clientes, los transformamos y entregamos otros archivos con otros datos a clientes. El desafío es almacenar todo lo que es relevante para nuestro trabajo de cada cliente y poder recuperarlo nuevamente cuando lo volvamos a necesitar.
Actualmente tengo en mi disco rígido, sólo en archivos relacionados con lo laboral 21617 archivos, en 1259 carpetas, con un tamaño total de 25 gigabytes. Y esa cantidad de archivos se multiplica exponencialmente, dado que no ocupan un espacio tangible. Buscar en esas carpetas una por una es ineficiente y vuelve imposible cumplir plazos de entregas.
En el mundo de los bytes, dentro del disco rígido o en almacenamientos en la nube (donde abusamos de la monstruosa capacidad del buscador) es donde resulta más necesario que nunca establecer criterios de clasificación, antes de guardar un sólo archivo. Sobre todo cuando la información es el resultado o la expresión de nuestro trabajo, como en todos los prestadores de servicios.
Les cuento el mío, después de probar varios y ahogarme en el mar de bits tratando de encontrar algo: una carpeta o directorio por cliente, con su nombre. Dentro de ella, una carpeta por servicio contratado por cada cliente. Para los clientes más antiguos o que tienen contratado además el servicio de auditoría anual de estados contables, una carpeta por año dentro de cada servicio (para años cerrados), los archivos del año o ejercicio en curso se dejan sueltos dentro de la carpeta del servicio. En cuanto a los nombres de cada archivo, establecimos que el nombre debe contener año, mes, servicio y cliente (4 caracteres para el año, guión bajo para separar, dos caracteres para el mes, guión bajo para separar, servicio (de acuerdo a tabla pre establecida) y cliente (también con código, según tabla pre establecida). De esta manera, ordenando por el nombre, también se ordena por año y a simple vista sabemos a qué cliente y a qué servicio corresponde.
Entre las tendencias que trae la transformación digital de la gestión tiene un peso fuerte la consideración de los datos de la empresa como activos estratégicos. Tener una estrategia de datos empieza por decidir qué plataforma vamos a usar para el almacenamiento de los datos y cómo vamos a almacenarlos. A partir de ahí y teniéndolo claro, podemos pensar cómo explotar los mismos.
¿Qué estrategia tienen ustedes?
