Publicado el 21/04/22
Introducción
Para comenzar con este análisis, me parece oportuno partir de la definición de contador que nos dio nuestra profesora de SIC 1 en primer año de la facultad. Nos planteaba, en una de las primeras clases como estudiantes de Ciencias Económicas que teníamos que pensar nuestro rol como el del asesor económico financiero por excelencia de la empresa, la persona de confianza del empresario a la hora de tomar decisiones y responsable de reducir la incertidumbre de esas decisiones que debe tomar, a partir de su trabajo profesional.
A partir de esta definición, revisando la ley 8738, que regula nuestra matrícula en el ámbito de la provincia de Santa Fe, en su artículo 17 encontramos entre las incumbencias profesionales, que requieren título de Contador Público para ser realizas a las siguientes, en el inciso a, puntos 4, 5 y 6:
- Organización contable de todo tipo de entes;
- Elaboración e implantación de políticas, sistemas, métodos y procedimientos de trabajos administrativos contables;
- Aplicación e implantación de sistemas de procesamiento de datos y otros métodos en los aspectos económicos, contables y financieros del proceso de información;
Y nuevamente en el inciso e, punto 4.
- La aplicación e implantación de sistemas de procesamiento de datos y otros métodos en el proceso de la información gerencial.
Es de sentido común que seamos parte interviniente e interesada en la organización de los sistemas de procesamiento de datos de las entidades en las que actuamos como profesionales independientes, ya que la base de nuestro trabajo va a salir de esos sistemas. Que en la actualidad (y no es una actualidad tan reciente) esos sistemas de información se encuentren mediados por tecnologías de la información e impliquen interactuar con piezas de software y dispositivos electrónicos no deberían llevarnos a resignar espacios en nuestras incumbencias profesionales.
Entonces el primer paso, para poder cumplir con nuestro rol de manera eficiente es comprender cómo las tecnologías de la información atraviesan y conforman a la empresa (siempre hablando de empresa en sentido amplio y no limitándonos a organizaciones con fines de lucro) con la que interactuamos como empleados dentro de la estructura o como profesionales independientes.
Modelo conceptual de TI en la organización
Analizando la organización como una serie de capas interconectadas, a partir de un modelo conceptual diseñado por el ingeniero Ariel Gulisano en conjunto con la Licenciada Cynthia Aryauan, vamos a tratar de comprender el impacto de las tecnologías de la información en el desarrollo de las actividades de la organización. [1]
El objetivo de este es generar
a partir de la comprensión del impacto de las tecnologías en la organización,
una dinámica que permita producir capacidad de adaptación frente
a cambios inesperados del mercado y sea generadora de ventaja competitiva facilitando
el apalancamiento en la tecnología para aprovechar nuevas oportunidades de
negocios.
En la primera capa encontramos
la misión, la visión y los valores de la organización. Nos ubicamos a nivel
definiciones del SER. Toda organización tiene un propósito fundamental, una
visión compartida de futuro y un juego de valores para realizar esa misión. No
vale lo mismo para todas las empresas. Y no sirve de nada si es sólo un cuadro
colgado en las paredes, atrás de la recepcionista. Es algo que se vive y está
embebido en cada acción de cada empleado dentro de la organización. Sergi
Corbeto, de la consultora Mind the gap, va más allá, hablando de narrativa
corporativa, de contar una historia de qué hace y cómo lo hace, para llegar a
dónde, que involucre a todos los participantes de la organización como miembros
de algo más grande, de tejer el futuro desde el presente. Para nuestro análisis
y resumiendo, nos quedamos con que es el planteo de la estrategia de la empresa.
En la segunda capa vemos la estructura organizativa de la empresa. Es el conjunto de grupos de interés o stakeholders con los cuales la organización establece relaciones. Son todas las personas encargadas de materializar esa estrategia definida en la capa superior llevando adelante sus tareas. También debemos analizar el esquema de la empresa: tiene sedes, es local o internacional, comprende una única unidad de negocios o varias. De cada una de estas cuestiones se va a desprender un modo diferente de integrar las tecnologías al negocio.
Las tareas que cumplen las personas que forman parte de la empresa se organizan en forma de procesos de negocios, ubicándonos en la tercera capa. Para analizar los procesos que lleva adelante una organización está bueno volver al modelo de cadena de valor de Porter que permite el análisis global de la misma, con un enfoque hacia el agregado de valor para el cliente.
Los procesos pueden definirse como el conjunto de actividades desarrolladas a través de toda la organización con el fin de satisfacer las demandas internas y externas.
Los avances tecnológicos y de las comunicaciones ha ido transformando la manera de llevar adelante estos procesos. En la cuarta capa empezamos a ver cómo la tecnología se mete en la gestión de la organización. Las aplicaciones son piezas de software, conjuntos de programas que permiten la automatización de uno o varios procesos de negocios. Las aplicaciones responden a los requerimientos funcionales de los procesos que componen la cadena de valor, permiten automatizar tareas. La tecnología de la información cumple un rol habilitador, que en muchos casos, ha posibilitado la creación de nuevas formas de hacer “negocios”, liberando a los trabajadores de tareas menores, repetitivas y rutinarias, para que puedan concentrarse en aquellas de mayor valor agregado.
Estas aplicaciones requieren de otro software, llamado comúnmente software de base, o software de sistema. Estamos hablando de un conjunto de servicios básicos requeridos para que puedan ejecutarse las aplicaciones y administren adecuadamente los componentes físicos de los sistemas de cómputos. Dentro de estos tenemos sistemas operativos, sistemas gestores de base de datos, administrador de servidores de archivos, de datos o impresión, antivirus, firewalls.
Estos servicios básicos van a permitir la adecuada administración de los componentes físicos de los dispositivos digitales, a los que identificaremos como infraestructura y están ubicados en la capa inferior del modelo. Las computadoras, los dispositivos de entrada y salida, los componentes físicos de una red son algunos de los elementos que permiten ejemplificar a la infraestructura de una empresa.
Una vez presentado el modelo vamos a profundizar en las decisiones de gestión asociadas a las tecnologías de la información, teniéndolo como marco y lenguaje común, comprensible entre los hombres de negocio, los asesores externos y los profesionales de TIC’s.
No todas las actividades tienen las mismas necesidades de inversión en tecnologías ni los mismos procesos. Tampoco requieren del mismo tipo de estructura organizativa. De esta manera podemos analizar la dependencia entre la infraestructura, los servicios básicos y las aplicaciones con los procesos y los objetivos de la organización.
También permite lograr la comprensión de cuál es el rol de las TIC’s en la concreción de las estrategias. Relacionando cada proceso con los componentes de la arquitectura de tecnología de la información, podemos visualizar las necesidades y requerimientos para concretarlos, justificando la inversión en los nuevos proyectos de innovación que surjan.
Consultoría en sistemas de información como área de actuación profesional
Partamos de la definición de consultoría que nos trae el diccionario de la RAE, que la define como el trabajo llevado a cabo por una persona experta en una materia sobre la que asesora profesionalmente. Como profesionales de ciencias económicas, nuestro ámbito de actuación y la materia en la que somos expertos es el funcionamiento de la empresa, sobre todo en las áreas que tienen que ver con lo administrativo y lo financiero.
Profundizando en la definición, "La consultoría de empresas puede enfocarse como un servicio profesional o como un método de prestar asesoramiento y ayuda prácticos. Es indudable que se ha transformado en un sector específico de actividad profesional y debe tratarse como tal. Simultáneamente, es también un método de coadyuvar con las organizaciones y el personal de dirección en el mejoramiento de la gestión y las prácticas empresariales, así como del desempeño individual y colectivo."[2]
¿Cómo vinculamos esta definición con lo anteriormente expuesto sobre el análisis de las tecnologías y su impacto en las organizaciones?
Ya quedó establecido que se considera trabajo profesional cualquier tarea relacionada con la implementación de sistemas de registración de operaciones en las empresas y que, con la evolución de las tecnologías, este tipo de sistemas se van a desarrollar mediados por dispositivos electrónicos.
Del entendimiento del negocio de la empresa, como miembros de esta o como asesores externos más el conocimiento de las posibilidades que brindan las soluciones informáticas para los distintos tipos de organizaciones se configura el rol del consultor profesional en tecnologías aplicadas.
A todos en nuestra experiencia profesional se nos plantearon desafíos, consultas, inquietudes como las que detallo a continuación:
- Una Empresa iniciando actividades que necesita un software para registrar sus operaciones
- Una Empresa que creció y a la que el software o el sistema de registración en papeles o planillas combinadas que venía usando le quedó chico.
- Cambio tecnológico que obliga a cambiar el software o a incorporar software, porque no tiene soporte para la nueva infraestructura
- Cambio regulatorio que obliga a cambiar la forma de trabajo (de los ejemplos más recientes, el libro de sueldos digital)
Frente a estos planteos, ¿quién debería dar la respuesta? ¿Quién tiene que acompañar al empresario en la decisión de seleccionar la mejor solución para la empresa en termino de funcionalidades, costo-beneficio, formas de instalación?
Sin dudarlo, nadie conoce mejor la situación de la empresa que la persona que acompaña con su asesoramiento y trabajo profesional a la misma, su asesor económico financiero, su contador de confianza. Pero, ¿qué conocimientos debe incorporar para poder cumplir con ese rol? ¿Qué debe tener presente?
Volvemos al modelo presentado. ¿Qué tareas encadenadas realiza? ¿De qué forma las hace? Es decir, ¿cuáles son los procesos de negocios que tiene definidos? ¿Qué estructura organizativa tiene armada? ¿En qué industria se encuadra? ¿Qué infraestructura tiene o desea tener? ¿Qué servicios básicos? ¿Qué calificaciones tiene el sector de TI, si es que tiene un sector definido de TI?
Con todas estas preguntas y las que se deriven de hablar con los interesados, relevando necesidades tienen que surgir conclusiones que orienten la elección hacia un camino o bloqueen otro, aunque parezca el más lógico.
Por ejemplo, si asesoro a un bar o restaurante y me pregunta cómo elegir el sistema de facturación, tenemos que buscar uno que permita abrir mesas, cargarle consumos y cerrarlas y poder asignar un sector de mesas a cada mozo que esté trabajando. Si es un laboratorio o cualquier empresa que requiera trazabilidad de sus productos, el control de stock tiene que permitir usar lote o serie. Si es una empresa de servicios, permitir control de abonos y facturación masiva, con el proceso de envío por mail embebido en el proceso de facturación. Si la empresa tiene su personal de TI certificado en Microsoft, no es una buena opción elegir aplicaciones que corran bajo distribuciones de software libre. Y lo mismo vale al revés. Si no existe centro de cómputos o área de sistemas interna, estaría bueno que cualquier aplicación nueva que se elija no lo exija en forma compulsiva, porque necesariamente va a ser un incremento no sólo de la inversión inicial, sino también de los gastos fijos mensuales. Si tengo la red de la empresa en servidores virtualizados, la opción lógica de sistema de gestión deja de serlo cuando me obliga a armar un servidor físico en una oficina de la empresa. Y me obliga a tener al personal en las oficinas en lugar de repartidos por los clientes o donde prefieran estar (así cómo aprendimos a estar en estos últimos dos años).
Podría parecer obvio, pero puedo mencionar un montón de ejemplos donde las decisiones de TI se tomaron sin considerar en conjunto a la organización en la que se va a usar, obligando después de tomadas a hacer cambios que no eran los óptimos para ese momento en esa empresa y generando también dificultades a la hora de obtener la información que usamos como asesores para nuestro trabajo.
Tenemos que aprender a plantear estas decisiones en el marco de un trabajo de consultoría profesional, complementario del trabajo de asesoría tributaria, contable o financiera que realizamos, y que permita tomar la decisión a partir de toda la información interna y externa necesaria.
¿Podemos solos? Por supuesto que no. ¿Tenemos que resignar ese espacio porque necesitamos apoyarnos en otros profesionales? Por supuesto que tampoco.
La idea es construir un espacio de consultoría en sistemas de información, con nuestro conocimiento de cómo son y cómo deberían ser las cosas en las organizaciones, en conjunto con un especialista en IT que sepa cómo son y cómo deben ser las cosas en las últimas dos capas del modelo, la plataforma de infraestructura y servicios básicos actual y deseada en la empresa.
Como profesionales en ciencias económicas estamos capacitados y somos los más indicados para decidir entre otros, respecto de:
- Alineamiento de sistema evaluado con respecto a procesos
- Alineamiento de esquema de controles internos del sistema con respecto al esquema vigente o a implementar en la empresa
- Costo de la implementación vs presupuesto
- Necesidades de información vs reportes provistos por el sistema
Vamos a necesitar un Consultor IT en el equipo, si es que la empresa no tiene un referente tecnológico para:
- Evaluar el motor de base de datos del sistema respecto de los existentes en la empresa
- Evaluar el tipo de licenciamiento
- Evaluar la forma de instalación
- Armar el plan de contingencias y el esquema de seguridad física.
Soy una convencida de que apalancándonos en las tecnologías de la información podemos explotar un área de incumbencias profesionales que está demandada por el mercado, acompañando a los clientes que ya conocemos en su crecimiento y sus inversiones y despegándonos de las áreas tradicionales que están saturadas y nos hacen correr atrás de vencimientos. Incluso podemos aprovechar para encontrar nuevas formas de hacer lo tradicional.
¿Tuvieron alguna experiencia en el área? ¿Cómo les fue?
[1] Aryauan, Cynthia; “Rol de Tecnología de la información en las organizaciones”; publicación para la cátedra de Tecnologías de la información – Contador Público – UNR; 2017.
[2] Milan Kubr.; “La consultoría de empresas. Guía para la profesión”; Ed. Limusa (Noriega Editores - México. 2008. Pág 4
